Kế hoạch kịch bản tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, một buổi lễ khánh thành hoặc khai trương có thể thành công tốt đẹp là nhờ được xây dựng khung chương trình chặt chẽ, khoa học cùng sự ứng biến kịp thời của những người tổ chức trong các trường hợp phát sinh bất ngờ. 

Do đó, rất cần thiết để bạn hiểu được bản chất lễ khánh thành như thế nào và khung chương trình cho buổi lễ sẽ gồm những công đoạn gì.

Lân Sư Rồng mang đến nhiều may mắn cho buổi lễ khánh thành

Lễ khánh thành là gì?

Lễ khánh thành (Inauguration Ceremony) là sự kiện được tổ chức nhằm đánh dấu sự khởi đầu của một hoạt động kinh doanh của một nhà máy, công ty, dự án lớn hay là một hệ thống mới nào đó. Tuy mang tính chất vô cùng quan trọng nhưng tùy theo quy mô tổ chức, tính chất công việc, nên mỗi buổi lễ sẽ có điểm nhấn riêng khác biệt.

Việc tổ chức lễ khánh thành như thế này đóng vai trò quan trọng về khía cạnh tinh thần khi được xem là bước khởi đầu cho hành trình hoạt động phía trước của doanh nghiệp/tổ chức. Sự thuận lợi trong suốt buổi lễ là dấu hiệu của “thuận buồm xuôi gió”, thuận lợi đi tới thành công trong tương lai.

Lễ khánh thành và lễ khai trương có điểm gì khác biệt?

Lễ khánh thành và lễ khai trương đều được tổ chức với mục đích giới thiệu, công khai và chính thức đưa hoạt động vào trạng thái kinh doanh. Bên cạnh đó, vai trò tinh thần của cả hai đều là mang tới khởi đầu thuận lợi cho sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.

Cả hai đều bao gồm 2 bước quan trọng: tổ chức lễ cúng và cắt băng – hình thức mang tính biểu tượng và cần thiết phải có trong khung chương trình. Tuy nhiên, chính hai điều này lại dẫn tới sự nhầm lẫn giữa khánh thành và khai trương.

Đội ngũ Pgs xinh đẹp đón khách & phục vụ cho buổi lễ khánh thành

Lễ khánh thành thường được áp dụng cho các công trình xây dựng, hoặc dự án thi công được hoàn thành và đưa vào sử dụng. Trong khi đó, lễ khai trương gắn liền với sự khởi đầu của những hoạt động kinh doanh và buôn bán.

Thời điểm tổ chức lễ khai trương thông thường là vào ngày đầu tiên mở bán của cơ sở, còn lễ khánh thành như được nêu trên được tổ chức vào thời điểm sự thi công đã được hoàn thành và chuẩn bị đưa vào hoạt động trong thời gian ngắn sắp tới.

Trong trường hợp, công trình được xây dựng nhằm mục đích thương mại, chủ đầu tư sẽ tiến hành gộp chung 2 buổi lễ để vừa tiện lợi vừa tiết kiệm chi phí.

Cần chuẩn bị gì cho buổi lễ khánh thành

Để buổi lễ được thành công tốt đẹp và diễn ra suôn sẻ, người tổ chức cần lên kế hoạch và chuẩn bị trước thật kỹ càng. Một số công đoạn quan trọng mà bạn cần phải chuẩn bị trước khi chính thức bước vào buổi lễ:

● Chuẩn bị tài liệu, giấy tờ để xin giấy phép tổ chức tại cơ quan có thẩm quyền

● Lên ý tưởng thiết kế concept, poster, banner, sân khấu, ánh sáng, ẩm thực,…

● Lựa chọn MC có tính cách phù hợp với buổi lễ

● Cùng họp team và lên kế hoạch quảng bá cho sự kiện thông qua các kênh truyền thông.

● Cần lên kế hoạch chu đáo cho hoạt động đón khách &  tiễn khách để tạo dựng sự hài lòng và mối quan hệ.

Tiết mục trống hội khai mạc lễ khánh thành

Lên kịch bản cho buổi lễ khánh thành chuyên nghiệp

Sự chuẩn bị khoa học và kỹ lưỡng luôn là chìa khóa để dẫn đến cánh cửa thành công cho một sự kiện đặc biệt có tầm quan trọng như lễ khánh thành. Trước ngày diễn ra sự kiện, bạn cần phải tạo dựng kịch bản chi tiết cho các giai đoạn trước – trong – sau khi tổ chức buổi lễ quan trọng này.

Dưới đây là sự hướng dẫn chi tiết mang tính chất tham khảo cho một quá trình tổ chức sự kiện lễ khánh thành cho công trình mới được hoàn thành.

Lên kế hoạch chuẩn bị cho chương trình

Đây là công đoạn quan trọng và mang tính quyết định cho sự thành công hay thất bại của sự kiện. Bạn cần xây dựng bản kế hoạch chi tiết, đầy đủ cũng như chuẩn bị những giấy tờ hoặc vật dụng cần thiết.

● Xác định số lượng khách mời: Cần xác định và chuẩn bị danh sách các khách mời như ban quản trị, nhân viên và đối tác kinh doanh.

● Lên bảng thống kê ngân sách, chi phí dự trù: đây là công đoạn quan trọng khi quyết định tiến hành mua sắm và chuẩn bị thiết bị dựa trên ngân sách dự kiến của ban lãnh đạo.

● Lên kế hoạch, kịch bản: Cần xây dựng concept, nội dung và ý tưởng nhằm tạo nên sự ấn tượng đối với khách mời cùng như điểu hướng buổi lễ theo đúng kế hoạch.

● Trang trí, chuẩn bị giấy mời: Sau khi đã có bản kế hoạch về chi phí và concept buổi lễ, tiến hàng trang trí địa điểm để kịp tiến độ.

● Xin giấy phép tổ chức: Cần thiết chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để xin giấy phép với chính quyền địa phương.

● Phân công nhân sự: Cần phân chia nhiệm vụ một cách rõ ràng cho nhân viên và ban tổ chức để đảm bảo không có bất kỳ sơ xuất nào trong quá trình buổi lễ khánh thành diễn ra.

Tổ chức buổi lễ khánh thành theo kịch bản được dựng sẵn

Trước khi chính thức tiến hành buổi lễ khách thành, ban tổ chức cần có sự tổng duyệt trước để đảm bảo chương trình được chặt chẽ và nếu có vấn đề gì thì có thể nhanh chóng khắc phục.

● Đón khách: Bố trí ban lễ tân thành nhiều nhóm nhỏ để tiếp đón khách ngay từ thời điểm khách mời vừa tới nơi.

● Văn nghệ: Để buổi lễ không bị nhàm chán cũng như tạo điểm nhấn cho chương trình, cần có một số tiết mục văn nghệ đặc sắc.

● Phát biểu: MC mời các đại biểu phát biểu đôi lời.

● Cắt băng khách thành: Đây là công đoạn nhất định phải có trong bất kỳ lễ khánh thành nào.

● Tiết mục múa Lân Sư Rồng: Đây là chương trình chúc mừng lễ cắt băng được thành công và mang ý nghĩa cầu chúc sự thịnh vượng cho doanh nghiệp.

● Tiệc chiêu đãi: Nhằm mục đích tạo khoảng thời gian và không gian giao lưu giữa các khách mời.

Tùy theo quy mô tổ chức và yêu cầu của ban lãnh đạo, sẽ có thêm những chương trình khác diễn ra trong lễ khánh thành nếu được yêu cầu.

Nghi thức cắt băng khánh thành

Tạo ấn tượng bằng những hoạt động sau chương trình

Khi chương trình đi đến hồi kết, cần có những hoạt động sau đó để lưu lại kỷ niệm và tạo mối liên hệ với các khách mời.

● Đừng quên tạo ấn tượng thông qua việc chụp ảnh lưu niệm với khách mời.

● Tặng những món quà ý nghĩa cho khách mời thay lời cảm ơn.

● Đội lễ tân tiếp tục công việc tiễn khách.

Hy vọng rằng với bài viết trên đây, bạn đã bổ sung cho mình một số thông tin cơ bản liên quan đến buổi lễ khánh thành cũng như cách để lên kịch bản chi tiết cho một chương trình có tầm quan trọng đối với sự phát triển của một doanh nghiệp, cơ sở.